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仕事の進め方 2

 先日紹介した、僕が勤める会社で密かに伝承される『仕事の進め方』というマニュアル。というのは嘘で、おそらく部長が自分で作り上げた、仕事を進める上での「心得」のようなものがある。

参照:『仕事の進め方

仕事の進め方
 長かった正月休みも終わり、今日が仕事始めだという方も多いのではないだろうか。私も、今日が9日ぶりの出勤だった。  その長い休みの間に...

 実はこれには続きがあって、前回紹介した『仕事の進め方』とセットで回覧されてきた。『仕事の進め方 2』と題されたそのリストも、やはり同じくらい素晴らしい内容だったので、引き続きここで紹介したいと思う。僕はこの『仕事の進め方』シリーズをコピーに取り、自分のデスクの横に張っている。毎日、違うページが見えるようにして、仕事中にちらちらと確認することが日課となった。

 明文化された、確かな指針のようなものがあれば、周りがどんなに怠惰でも流されることなく仕事に取り組むことが出来る。どういう言葉を毎日目にするのかということが、日々の習慣をつくり、目標を見失わないための命綱となる。

仕事の進め方 2

  1. 戦略を立てなければ必ず勝てない(PDCAをきちんと実施)
  2. 地位・名誉・金よりも実力を第一に、さすれば後から付いてくる
  3. 自分の仕事に自信を持て、過信はするな
  4. 問題を起こして消す人よりも、問題を起こさない人が出来る人
  5. 報告に「はずです」「思います」はありえない
  6. 判断に必要なのは知識、決断に必要なのは勇気
  7. 人・物・設備が動いたら金が動く
  8. 結果をコントロールすること(一生懸命やってダメなのは最低)
  9. 先手必勝(後手に回ると2倍以上の手間がかかる)
  10. 仕事は出来る人に必ず集まる
  11. 期限を決める (「出来るだけ早く」は「出来なければ遅くてもいい」)
  12. スタッフの仕事は人を動かすこと。表現力を身に付けろ
  13. 会社の金を自分の金だと思って使う
  14. 問題に対応するときは必ず殺す。でないとまた問題になる
  15. 判断の選択肢(知識)を増やすには、上司・先輩に自分の選択肢を示した報告・相談・連絡をする

 この中でも、僕が特に気をつけたいなと思うことを2つ書いてみたい。

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報告に「はずです」「思います」はありえない

 要するに、あいまいな言葉、表現を使わないということなのだけど、これって意外といろんな場面でやってしまいがち。何かを連絡したり、依頼したり、確認したりする際にも、ハッキリと言わずに少し濁した言い方をすることはないだろうか。

 ストレートな表現を不得意とする日本人ならではの「クセ」のようなものかも知れないが、よくよく相手の話を聞いてみると、「この人なにも確かなこと言ってないな」ということがよくある。相手の機嫌を損ねたり、反感を買ったりしたくないがために、必要以上に湾曲した表現をしてしまう。あるいは保身のために、確実な表現を無意識に避けようとしてしまう。
 
 だが、コミュニケーションの本質とは「伝える」ことだ。自分の言いたいこと、お願いしたいこと、聞きたいことが、相手に伝わらなければ意味が無い。どれだけ華美な表現で伝えたとしても、「好き」という気持ちが伝わらなければ意味が無いのと同じだ。

 あいまいな表現を極力排除して、的確に、簡潔に伝える。少々棘のある言い方になってしまったとしても、伝わるメッセージの純度が上がるのであればそうするべきだと僕は考えている。まわりくどい言い方ばかりして、結局何を言いたいのか、何を伝えたいのか分からない言葉より、そっちのほうがよほどいい。

 あと、これは「責任の所在を明らかにする」という意味合いも含んでいる。ついつい、「誰々が言ってました」とか「らしいです」とか、まるで「自分はこの発言には一切関係ないのですが…」というエクスキューズを含んだ表現もよく聞く。もし間違っていても自分は悪くないのだという、逃げ道をあらかじめ作っているかのようだ。

 引用するのなら、その真意も確かめた上で堂々と発言できるように心がけたい。

期限を決める (「出来るだけ早く」は「出来なければ遅くてもいい」)

 これも先に述べた「曖昧な表現を避ける」ということに通じることなのだけど、何かを依頼する場合でも、依頼される場合でも、きちんと期限を明確にする。「いつまでに必要なのか」ということを最初にハッキリさせなければ、仕事の優先順位を決められない。いつまでに出来るのかがわからない場合は、いつになれば「いつ出来るか」が分かるのか、という期限を設ける(期限に期限を設ける)。

 明日の朝までに必要な資料と、来週提出すればいいデータ、どちらを優先して進めるべきかは明白なはずだが、それはそれぞれの「期限」がはっきりとしているからだ。

 仕事柄なのかもしれないが、「いつまでに、誰が、何をするのか」、「いつまでに、何が、どれくらい必要なのか」という線引をしっかりと行うように意識している。

 もちろん、計画や予定は変更されるのが常だが、まずは最初の「線引き」を行い、それに合わせて仕事の優先順位を決めていく。基本的なことだけれど、これが意識しないとなかなかできないのも事実だ。

 この『仕事の進め方』シリーズは、仕事に対する姿勢を改めて見直すためのいいきっかけとなった。今回のエントリーも、何かしらの参考になればとても嬉しい。

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