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「回答がもらえませんでした」というのは言い訳にならない

 仕事というのは自分ひとりで解決することなど稀で、周囲からの協力やチームでの共同作業でようやく前に進んでいく。そのため、いかに情報の共有や、キャッチボールを迅速に行えるかということが重要になってくる。以前、できる限りレスポンスを早くすることはそれだけで価値があるのだという趣旨のことを書いた。

 ただ、いくら自分のレスポンスを早くしようにも、相手からのレスポンスが遅ければあまり意味がない。仕事を滞りなく進めていくためには、相手からの回答をいかに早く得ることができるかということも同じくらい大切だ。

 よく、「回答がもらえていない」というのを仕事が滞っている理由として話す人がいるが、私は、それは理由にならないと思う。なぜなら、問い合わせや質問というのは、回答を得るところまでが仕事だからだ。

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督促のない案件は重要ではないと解釈する人々

 私は仕事柄、さまざまな国の人たちとやりとりをすることがある。個人差はあるものの、比較的レスポンスの早い国と、そうでない国がある。もちろん、日本人でもレスポンスの早い人・遅い人はいるのだけど、日本人は心のどこかで「問い合わせに対する回答はもらえるものだ」と信じきっている節があるように感じる。

 例えばインド人なんかは、1週間毎日督促をかけても、まったく返信がこないことがよくある。明らかに、意図的に無視しているだろうと思わざるを得ない。だから、レスポンスの遅い相手にはガンガン督促をかける。最初の方は、こんなに毎日督促したら「なんてしつこいヤツなんだ」と思われないだろうかという遠慮があったのだけど、途中からそれもなくなった。
 なぜなら、世界には「督促されないと返信・対応をしない」という人たちが結構いるからだ。

 以下の記事は、そういった「督促されないと返事をしない人々」のメンタリティについて書かれていてとても参考になった。

でも、そういうことで頭を痛めている人は、理解しておいたほうが良い彼らのメンタリティがある。それは「何度もプッシュされないということはきっと大事なことではないんだ」という考え方だ。メールを出して返信がしばらくこないものが、プッシュなしで返ってくることは殆どない。そういう場合は「返信しなくても何も言われないということは、解決したか、大して重要なことではないんだ」と彼らはまず考える。

回答がもらえないなら、もらえないなりの対処を

 会議や報告会の場で、「問い合わせはしているのですが、回答が頂けておらず…」という報告をする人がいる。「回答しない方が悪い」と言いたげなその人の気持ちも分かるのだけど、じゃあ、その回答を得るためにあなたはどんなことをしたの?どんなフォローをしたの?と思ってしまう。

 例えば、先方には「いつまでに回答をください」という納期は提示したのかと聞くと、告げていない場合が多い。相手が複数の案件を抱えていた場合、普通であれば納期の近い順に処理をしていくはずだ。そのため、納期の定められていない案件に関しては、後回しにされる可能性が高い。具体的な日付を提示することで、相手は優先順位を決めやすくなるのだ。

 だから、納期も何も提示せず、督促もせず「回答が貰えませんでした。だから報告できません」というのは、私は与えられた仕事をこなせていませんと言っているのと同じだと思う。
 もちろん、そもそも回答できるような情報を相手が未だ持ち合わせていない場合や、回答までにしばらく時間を要する場合などもあるだろう。でも、そうであればそういった暫定の回答を、最終回答をいつもらえるのかという予定とともに入手すべきだ。相手がこちらからの依頼に対して着手しているのかそうでないかということだけでも、現状報告という意味では確認すべきである。

回答を得るまでが仕事である

 債権は回収してこそ価値があるのと同じように、質問や問い合わせ、依頼に対する回答も、入手してこそ意味がある。回答がもらえないのであれば、その回答を得るためにこちらはどんな手を打つべきなのかということが大事なのであって、それは仕事を滞らせるための理由として使ってはいけない。

 こういった考え方に対して、「そこまでやる必要があるのですか」と感じる人もいるだろう。実際、私も以前は「どうしてこちらがそこまでやらなくてはならないのか」と考えていた。でも、仕事というのは受け身でいては上手くいかないことも多い。相手がすぐに対応してくれ、返事もすぐにもらえればそれがいちばんなのだけど、残念ながらそんなに上手くはいかないものだ。

 だから、ボールを持っているのは相手だけれど、そのボールをいかに早く投げ返してもらうかというところまでフォローできるかというのが、自分たちが有利に仕事を進められるかどうかの違いだと思う。

 回答がこないと開き直るのではなく、じゃあその回答を少しでも早く得るためにできることは何だろうかという視点に立てるかどうかで、仕事の進み方は大きく変わってくるはずだ。

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